コスモ松山石油とコスモエンジニアリングは、作業予定表のeYACHO化を軸に書類運用を刷新。会社間承認の停滞を解消し、保全業務のDXと工数・用紙削減を実現した事例。本格運用までのトライアル、承認ステータス一覧表の開発、現場定着と活用拡大、具体的な時間・用紙削減効果までを紹介。
導入背景
コスモエネルギーホールディングスのグループ会社であるコスモ松山石油株式会社とコスモエンジニアリング株式会社は、石油化学プラントの保全業務における書類運用の効率化に向け、eYACHOを導入。コスモ松山石油 松山工場 工務課の武田祐介氏、コスモエンジニアリング 保全本部 松山支店 プロジェクト1グループ長の山口修平氏、同グループの御手洗一輝氏、業務グループの中矢亜莉沙氏が活用状況と成果を語った。
書類運用の効率性向上のためのDX推進策を検討
松山工場では常に大小約30件の工事が同時進行し、約20社の協力会社、日によっては数百人が従事。書類承認はコスモ松山石油―コスモエンジニアリング―協力会社の会社間で行われ、複数の押印が必要な紙運用が大きな負担だった。
山口氏「書類承認には多くの時間を要していました。改善したいと考えていました」
特に工事着工可否や実施内容を確認・記録する作業予定表は、協力会社が紙で作成し毎日提出。広大な構内の事務所間を自転車で移動するため、協力会社は1日約1時間を費やし、受け手側も受付・承認に1日約30分を要していた。コピー漏れや押印忘れなどのミスも発生。さらに作業予定表は工事終了後5年保管が必要で、社内監査時の検索にも時間がかかっていた。
eYACHOの選定理由と導入プロセス
選定の決め手は、複数社間の電子承認が可能でデジタル帳票を簡単に作成でき、柔軟にカスタマイズできる点、そしてコストの安さ。
武田氏「汎用性が高く、活用の幅が広いと感じました」
御手洗氏「紙の書類をPDFで取り込んでも見た目がそのままで、操作もわかりやすい点が良い」
工場長と協議のうえ10～15アカウントでワーキンググループによるトライアルを開始。初回1週間の試行では否定的な声も多く、課題を洗い出して再トライアルを実施。協力会社を含め約100アカウントに拡大し、操作説明会を約10回開催して本格運用へ。
運用当初は承認の「バトンリレー」が滞り、ノート一覧からの目的帳票検索にも苦労が生じたが、MetaMoJiによる「承認ステータス一覧表」の開発で一気に解消。以降2か月に1回程度の意見交換で改善を重ね、運用開始から半年で継続利用を決定。各部署に推進役がいたことも定着を後押しした。
eYACHOの活用状況
本格運用から約2年、活用範囲は作業予定表にとどまらず、工事の品質管理記録、進捗管理記録、重機などの車両調整、現場パトロール記録、官庁申請許認可書類の共有に拡大。利用者はコスモ松山石油57名、コスモエンジニアリング25名、協力会社15社・63名の計145名。
御手洗氏「定修期の機器ごとの進捗管理表をeYACHOで運用。場内図を取り込んだ車両調整や、官庁申請図面の承認回覧も試験運用しています」
山口氏「工事パトロールでの指摘・グッドポイントのやりとりもすべてeYACHO。工場書類の10～20％が移行済みです」
現場定着も進み、操作は「当たり前」の水準に。自ら帳票を作成して運用へつなぐメンバーも現れている。質問は激減し、協力会社との相談に充てる時間が増えた。
eYACHOによって得られた成果
紙帳票のデジタル化で労働時間・コピー用紙の削減に加え、DXを推進する企業文化の醸成が進んだ。
- コスモ松山石油：年間1人あたり約25時間の削減。主要4部署合計で年間約100時間、コピー用紙は約6,500枚削減。
- コスモエンジニアリング：年間1人あたり約50時間、対象12名で合計約600時間削減。コピー用紙は年間約12,000枚削減。
- 協力会社：各社1人あたり年間約110時間を試算。最も工事量の多い会社で年間約660時間、コピー用紙約2,500枚削減。約20社合計で大きな効果。
社内の改善活動でもeYACHO活用が評価され、表彰を受賞。DXツールの活用で非効率を排し、コア業務への注力を進めている。
eYACHO活用の将来ビジョン
目標は松山工場の書類運用をほぼすべてeYACHOへ移行すること。開発・通信速度・端末の3条件が揃えば一気にデジタル化が進むと見ている。要望としては、承認ステータスの標準的な可視化ツール、複数ノートの同時移動、承認時のメール通知（開発中）やAIによるサポートなどが挙がった。
【お話を伺った皆さま】山口修平氏、武田祐介氏、御手洗一輝氏、中矢亜莉沙氏
