建設事務の大幅な時間短縮に成功。現場での作業効率もアップ！
群馬県にある河本工業株式会社。 1964年に創業、鉄道施工管理、大型建築、土木事業から一般住宅まで幅広い分野で活躍しており、よい伝統は継続しながらも変化することを恐れない「キラリと輝く総合建設会社」を目指している関東一円で活動する総合建設会社さんです。今回は建築本部 主任 柴垣 寿摩さんにお話を伺いました。
河本工業株式会社 建築本部 主任 柴垣 寿摩 氏
Photoructionを導入する前、写真管理などはどのように行っていましたか
新入社員時代は、現場に黒板を持っていき、普通のカメラで写真を撮って、事務所に戻ってから写真をパソコンに取り込むという作業を繰り返していました。 何に一番時間がかかっていたかというと、写真一覧を作り、その説明文をすべて入力してという作業に時間がかかっていました。日中は現場にいって、夕方戻ってきてから事務処理をするので、繁忙期には、写真管理はまとめて作業するなんてこともありましたね。現場によっては数百枚以上の写真があるので、編集に1~2週間くらいかかってしまうことも多々ありました。 また、手書きで書いた黒板の内容が違っているなど、後から気が付くこともあって、その度にデータを探し、さらに改めてデータを入力し直すなどの作業が発生し、結構な負担になっていたと思います。 当時はそれが当たり前だと思っていましたが、今思えば二度手間な作業は多かったですね。 その時もパソコン用の写真管理ソフトは使っていたのですが、パソコンが変わったときなど、ソフトの再インストールや、ライセンスを変更などの作業が発生するのも大変でしたね。
Photoruction導入のきっかけはスマートフォンの支給から
会社からスマートフォンを支給されたタイミングで、スマートフォンを単なる連絡ツールとしてではなく、業務効率化を図れるものがあれば積極的に取り入れ活用していこうという会社の方針があり、様々なアプリを検討しました。そのタイミングでPhotoructionを知りました。 正直言うと、最初は、他のアプリではできてPhotoructionではできないということがあったのですが、操作方法がシンプルですぐに現場で使うことができ、誰でも使える、どの端末でも使えるということが、弊社にとってとても重要でした。 Photoructionは、どの端末でも使え、そして操作が簡単なので、それは決め手として大きな理由となりました。
導入後にどのような変化がありましたか
黒板に手書きで記入する、カメラで写真を撮るという今までの作業が、このアプリひとつで簡単にできるのはすごくよいですね。今では誰でも使えるようになっています。 黒板も一度登録してしまえばすぐに出せるので、以前の手書きでの記入ミスやどこのあるのか探すこともなくなり、手間も大幅に減りました。 各々のスキルに差異はあるものの、写真管理に関しても大幅に時間が短縮されました。使っている人からは、作業効率があがったと実感しているとの声が上がってきています。
また、現場に持っていくものが少なくなりましたね。 今までは、設計図や施工図を印刷した書類や、現場用のカメラ、黒板など、大きな現場になるとその量も増えたくさんの荷物を持っていっていました。荷物が多いので、置忘れ、紛失なども度々発生していましたが、それがなくなりました。これってとても重要なことですよね。 現場で質問があっても、すぐに設計図や施工図をタブレットやスマートフォンで出せるので、正確に俊敏に指示が出しやすくなりました。 現場で働く人にとっても、確認に要する時間や無駄な待ち時間が減ったので、現場での作業効率もあがったと思います。
カスタマーサクセスによるサポートも導入の決め手
カスタマーサクセスの方たちが開いてくれる操作説明会はかなり助かっています。私自身がすべての現場に行って教えることはできないのでこのサポートはありがたいです。 説明会では、各々の操作スキルに寄り添い丁寧に教えていただけるので、すぐにみんなが使えるようになっています。解決できないことなどがあっても、カスタマーサクセスに連絡を入れるとすぐに解決策を教えていただけるのもうれしいですね。常に顧客に寄り添う姿勢と、弊社の使い方に合わせた解決法を提案していただけるのでかなり助けられています。
また、最初に導入したときは、写真が一枚ずつしか移動させることができなかったのですが、すぐにアップデートされまとめて移動ができるようになりました。クラウドサービスだからこそできる改善のスピードにも驚きました。アップデートされる度にどんどん使いやすくなるのは嬉しいです。
今後、新入社員研修にもカスタマーサクセスの方々に来ていただき、操作説明会を導入した方がよいのではないかと考えています。研修の一環としてPhotoruction説明会を開けば、現場に配属したときにすぐに使え、会社的にも前提的な作業効率があがると確信しているので、ぜひこれは実現したいです。
今後Photoructionに期待することや、目標を教えてください
写真管理だけを考えてもPhotoructionで、かなり作業時間が減ったし、こういったツールを有効活用していくことで、事務作業だけではなく現場作業ももっと効率化が図れるのではないかと期待しています。
工事中の様々なデータは会社の財産です。しかし、その財産は未だに紙媒体でのデータ管理と保管を行っているのが現状です。Photoructionにはそれらを全て一元管理しデータ化できる機能があるので、現場竣工後や建物の維持管理まで、そのデータを活用できると思っています。
また、単なる写真管理だけではなく、施工管理、書類作成、現場管理など、Photoructionを使って実現できることはたくさんあります。複数の現場の進捗状況の確認や管理もできるので、社内での情報共有が便利になると思います。Photoructionを使えば、管理も楽になるということを社内全体に見せていけたらよいと思っています。
今後、人材不足などが問題になってくると言われている建設業界で、少人数で今までと同じ、もしくは今まで以上のクオリティーが出せるかを考えたときに、従来のやり方に頼っていてはだめだと思っています。
現場に関わる全ての人たちがPhotoructionを同じように使えるようになれば、各工程での作業効率が上がり、時間が圧縮されることで、現場だけではなく、会社全体、牽いては建設業全体の働き方の改善につながることが見込まれるのではないでしょうか。近い未来に業界全体の働き方改革につながっていくことを期待しています。
