Dropbox Business導入事例隈研吾建築都市設計事務所様

一度に多くのアセットを取り扱うクリエイティブワークでも、クラウドを意識せずに作業が可能

この事例のPOINT

会社の基幹となるストレージを、多様な働き方への対応など、どう構築していくかが課題となった
Dropboxに決めた理由は使いやすさとセキュリティの大きく二つ
大容量のBIMデータでもストレスなくPCと同期して作業できている
DoropboxのファイルをPCに直接表示できるので、クリエイターにとっても非常に便利だと感じている
ファイル転送やアクセス制限などでも、セキュリティを確実に担保できるようになったと感じている
サーバー容量を気にする必要がなくなり、データを遡ることもできるため、管理面における利便性も大幅に向上した

日本を代表する建築事務所で、国立競技場や高輪ゲートウェイ駅など数多くの設計に携わっている隈研吾建築都市設計事務所様。日々増え続ける膨大なデータを安全に管理するために、オンラインストレージサービスDropbox Business（以下、Dropbox）をTooから全社導入されました。導入の背景や効果を、設計室長松長知宏様に伺いました。

会社の基幹となるクラウドストレージの導入を検討していた

私自身は3DCGを専門にしています。また、社内の情報システムの管理者としての業務も担っており、直近ではコロナ禍における新しい働き方に対応すべく、社内システムの大きな見直しをおこないました。

Dropbox導入前は、オンプレミスのファイルサーバー中心にデータを管理していました。コロナウイルスの流行以前より、海外出張やリモートワークをするスタッフから、VPNを経由して会社のサーバーにアクセスする際に、ネットワークの負荷などでサーバーに接続できないといったトラブルが頻繁に報告されていました。また、間違ってデータを消してしまった際の復旧作業にも苦労していました。コロナウイルスの流行後は特に、分散型の多様な働き方をするスタッフが増え、会社の基幹となるストレージをどう構築していくかが課題となりました。

BIMで作成したデータもチームでスムーズにコラボレーション可能

クラウドストレージ導入にあたっていくつか製品を比較しましたが、Dropboxに決めた理由は使いやすさとセキュリティの大きく二つです。

使いやすさに関しては、建築業界は3DCGなどで使う大容量のデータをやり取りすることが多い業種です。チームで仕事をする上でも、データの同期速度や、確実にアップロードされたかという正確性はかなり重要です。Dropboxなら、インターネットが繋がるところであればスタッフがどこにいてもデータを安定して扱うことができます。

BIMで作成したファイルの同期速度も満足いくレベルだったため、プロジェクトで導入してもほぼ問題なく使うことができました。チームでコラボレーションするためのクラウドストレージとしては非常に優れていると感じます。海外拠点にいるスタッフと東京オフィスにいるスタッフが、Dropbox上で同じプロジェクトに携わることもあります。

クリエイターと親和性の高いスマートシンク

弊社の場合は、一人の担当者がモデリングやテクスチャの作り込みなどのさまざまな作業をおこないます。作業が進むにつれてアセットもどんどん増えていきます。今までは、そのようなデータは各々のパソコンのローカル上だけに保存されていました。 Dropboxのデスクトップアプリのスマートシンクを活用すれば、WindowsのエクスプローラーやMacのFinderでDropbox上のデータを扱うことが可能です。アセットが多いプログラムでも自分のパソコンと同じような環境で作業ができるので、私のような3DCGを扱うクリエイターにとっても非常に便利だと感じています。

会社の資産となるデータもDropboxならセキュアに共有できる

もう一つの導入理由であるセキュリティについてです。弊社には会社の資産となるデータが膨大にあるため、セキュリティにはかなり力を入れています。昨今、メールの添付ファイル暗号化が議論されていますが、社内でのデータの共有にはDropbox Transferや共有リンクを活用するようになりました。データの共有はリンクを発行するだけと簡単なため、スタッフも便利に使っている機能です。

また、弊社は部門ごとにチームを編成するのではなく、所属する200人以上の設計者がプロジェクトごとにオーバーラップしながらチームが組織されています。プロジェクトごとにDropboxのフォルダを作成し、特定のチームを紐づけることが容易にできるため、セキュリティを確実に担保できるようになったと感じています。

現在取り組んでいるアーカイブプロジェクトではDropboxを活用

最近、これまでの建築の設計に関わる写真や図面などのデータをアーカイブするプロジェクトに社内で取り組んでいます。プロジェクトの基幹にはDropboxを活用して、データベースのような形で扱えるように立て付けをおこなっている最中です。

一つのプロジェクトで膨大な容量を使っているデータもあり、以前はそのようなデータをすべて一括で保存する場所がありませんでした。Dropboxはほぼ容量無制限に使えるため、残すべきデータは残す体制が取れるようになってきました。ファイルサーバーの容量を気にする必要もなくなりましたし、バージョンごとにデータを遡ることもできるため、管理面における利便性も大幅に向上しました。

この先のオフィスの在り方もTooと伴走しながら構築したい

コロナウイルスの影響で社内のシステムを変えていく中で、日頃からCADなどを導入しているTooさんにサーバー周りに関してもお世話になるようになりました。クラウドストレージは社内の基盤となるものなので、弊社の仕組みを理解いただいているTooさんからDropboxの導入を決めました。現在も定期的に訪問いただいてアドバイスをもらっています。

この先、セキュリティ対策やスタッフの働き方、オフィスやチームの在り方など、さまざまな変化が起こってくると思います。オフィスの仕組みの見直しを迫られる中で、これからも一緒に進んでいきたいと考えています。

隈研吾建築都市設計事務所